会社で使う緊急連絡網の作り方とは?最適な連絡手段とおすすめアプリ3選

緊急連絡網は、地震・台風をはじめとした自然災害や社内事故が生じた際、迅速な情報伝達をするための連絡形態を示したものです。
高い伝達性と信頼性のある連絡網を作ることで、速やかな安否確認や情報周知ができます。

この記事では、企業向けの緊急連絡網の作成ポイントと連絡手段や連絡の方法を解説します。

Chapter
会社用緊急連絡網の作り方とポイント 
1. 連絡網を使う状況を明確化する
2.緊急時に繋がりやすい連絡先を収集する 
3.緊急連絡網を回す順番やグループを決める
4.各役割の担当者を決める 
5.連絡方法を決める
6.イレギュラー発生時の対策をする
7.対応フローの周知を図る
緊急連絡網の発動条件は2パターンある
緊急連絡網にはセキュリティ対策が不可欠(個人情報の漏洩を防ぐ)
ウイルス対策などを実施する
私用の端末で収集した番号を使わない
会社用緊急連絡網で使える連絡手段
①電話
②メール
③SNS(LINEなど)やチャットツール
④システムやアプリ
⑤SMS
会社用の緊急連絡網のテンプレート・例
会社用の緊急連絡網におすすめのアプリ3選
豊富なオプション機能が魅力|Biz安否確認/一斉通報
東日本大震災や熊本地震で活躍|エマージェンシーコール
シンプルでわかりやすいデザイン性|オクレンジャー
まとめ

会社用緊急連絡網の作り方とポイント 

1. 連絡網を使う状況を明確化する

連絡網を作る前に、どのような場面で活用するか明確化が必要です。
緊急連絡網を回す要因には、社内事故などの内的要因と自然災害などの外的要因があります。
外的要因は判断基準が曖昧になりやすいため、

  • 「大雨・洪水警報が○時まで解除されなかったら」
  • 「国から緊急事態宣言が発令されたら速やかに」など

具体的な発令ケースを決めておくことがおすすめです。それにより有事の際、迷いない対応ができます。

2.緊急時に繋がりやすい連絡先を収集する 

社用携帯を支給していない場合、社員のプライベートなアドレスや番号を、緊急連絡先として使用します。
連絡先を登録する時は、必ず本人から許可を得ましょう。加えて、収集した個人情報を守るには、セキュリティ対策が欠かせません。

データの管理場所は、ローカルフォルダとクラウドなど複数にすると、緊急時にデータを取り出せないなどのトラブルが起きた際に安心です。

3.緊急連絡網を回す順番やグループを決める

収集した連絡先のリスト化とグループ分けを実施します。
迅速な情報伝達を目指す場合は、住んでいる地域、部署・事業所によるグループ分けがおすすめです。
作業に取り組む際は、連絡網を使う状況ごとに最適なグループが違うことを認識する必要があります。
各状況ごとのグループと連絡の順番をあらかじめ決めておくことで、さまざまな状況でスムーズな対応が可能です。

4.各役割の担当者を決める 

緊急連絡網の使用を発令する人・結果を取りまとめる人・最終的な報告をする人など、各作業の担当者を決めます。
作業内容を明確化しつつ担当者を選出することで、社内が一体となり迅速な情報共有ができます。

ただし緊急時は、不測の事態がつきものです。各担当者と30分以上連絡がつかない場合は代役を立てるなど、様々なケースを想定した対策の実施をおすすめします。

5.連絡方法を決める

主な手段として挙げられるのは、電話・メール・LINEなど(SNS)・アプリやシステム・SMSです。
それぞれにメリットやデメリットがあり、会社の形態・規模や風土により最適な連絡手段は異なります。

電話はリアルタイムで情報共有ができるが繋がらない可能性があるなど、特徴を踏まえたうえで、自社に合った連絡手段を決めてください。

6.イレギュラー発生時の対策をする

緊急連絡を要する状況では、役割の担当者や自分が情報を伝達する相手がトラブルに遭遇し、連絡がつかない可能性があります。
担当者が役割を果たせない場合の代役を立てるなど、対策を練っておくと、イレギュラー発生時の冷静な対処が可能です。

さまざまなトラブルに対する対処方法を社内で共有しておきましょう

7.対応フローの周知を図る

緊急連絡時の対応フローや連絡網について周知を図ります。
連絡網は2部ずつ印刷して、自宅と会社に保管しておくことをおすすめします。 クラウド上にデータを保存しておくと、オンラインとオフライン両方可能です。

連絡網には個人情報が記載されているため、取り扱いには注意が必要です。

緊急連絡網の発動条件は2パターンある

緊急連絡網の発動条件を決めておくことで、情報発信を最適なタイミングで実施できます。 発動条件は、内的と外的の2パターンです。

社内トラブルや事故が起き、責任者が連絡を回す必要性があると判断することで発動するのが内的要因です。
対する外的要因は、気象庁や政府の発表などを基準にした緊急連絡網発動を指します。(大雨洪水警報や震度5以上の地震など)

外的要因を元にした連絡網使用のメリットは、発動の判断が客観的な情報であることです。明確な基準があるため、迷わず迅速な対応ができます。

ただし、自然災害などが生じた際は、責任者が稼働できない可能性があります。 イレギュラー時の対処法を考え、社内全員で備えておくことが必要です。

緊急連絡網にはセキュリティ対策が不可欠(個人情報の漏洩を防ぐ)

個人情報の漏洩を防ぐために、代表的な対策を2つ紹介します。

ウイルス対策などを実施する

個人情報を不正アクセスやウイルス感染などで漏洩しないよう、厳重な対策が必要です。

クラウド上にデータ保管する際は、アクセス制限をかけ、閲覧できる人物を社内のみに止める。パソコンやモバイル端末で保管する場合は、ウイルス対策のシステムを導入するなどの取り組みの実施をおすすめします。

私用の端末で収集した番号を使わない

会社から業務用の端末を支給されている場合、プライベートの端末で収集した電話番号に連絡しないことが大切です。

私用の端末に不正アクセスやウイルス感染などのトラブルが生じた際、情報が流失する可能性があります。
私用端末を使用しなけらばいけない際は、連絡先や登録情報を最小限に抑えるなどの防犯意識が欠かせません。

会社用緊急連絡網で使える連絡手段

代表的な緊急連絡時の手段は、5種類あります。
各手段の特徴やメリットデメリットを把握し、自社に最適な連絡方法の決定に役立ててください。

①電話

連絡に気づいてもらいやすく、相手からの返答をリアルタイムで受け取れる点がメリットです。
一方、自然災害時に回線が繋がりにくい弱点があります。 総務省が発表した東日本大震災時についての資料には、通信回線に大きな混乱が生じた旨が明記されています。 被災地への音声通話が集中して、平常時の50~60倍以上の通話が一時的に集中したことが原因です。
そのほか、一斉に内容を周知できない・連絡を回す間に状況が変化する可能性があるなどの点がデメリットとして挙げられます。

②メール

メールは一斉送信ができることに加え、1回で送信できる文字数に制限がありません。複数の確認事項を1通で済ませられる点がメリットです。
しかし、社員のメールアドレスを把握していない企業は、連絡先をリスト化する前の調査が手間です。 さらに、メルマガなど緊急性の低い内容が多く届くため、連絡に気が付かない可能性が高い傾向が見られます。 そのため、内容を確認せずにメールを消す割合が多く、メッセージの到達率と開封率が比例しない特徴があります。
フリーメールを利用する場合は、相手の受信拒否設定によりメールが届かないトラブルがあるため、事前テストが必要です。

③SNS(LINEなど)やチャットツール

LINEをはじめとするSNSや、Slack・Chat Workなどを社内のコミュニケーションツールを、緊急時の連絡手段として活用するのもひとつの手です。
普段から使用しているため、操作に慣れている・すでにグループ分けされている状態が出来上がっているなどのメリットがあります。手軽な情報伝達が可能です。 ただし、SNSは情報保護のレベルが低い可能性があるため、活用の際はビジネスの場面で使えるサービスの選定が必要です。

④システムやアプリ

緊急連絡や安否確認用で開発された、専用のアプリやシステムには、便利な機能が搭載されています。
緊急時のメッセージの自動送信機能や、メッセージの既読・開封率の集計や管理機能など、提供元によりさまざまな特徴があります。 導入後にツールを活用するには、全社員の個人情報の登録が必要です。企業規模が大きいほど事前準備の手間がかかる点がデメリットです。

⑤SMS

SMSは、携帯電話番号を使用してメッセージの送受信ができます。 SMS送信サービスを利用することで、PCからメッセージの一斉送信ができ、迅速な情報伝達が可能です。

メリットは、連絡の内容を確認してもらえる可能性が高い点です。
20~60代以上の男女492人を対象に実施したアンケートでは、メッセージの内容を確認せずに削除する割合が、メールは39%。SMSは13%でした。 このことから、急を要する状況でメッセージを確実に読んで欲しい場合、SMSは有効な連絡手段ということがわかります。 メールでは約4割の連絡が見ずに消されている

電話よりも災害時に強く、データ量が軽いため通信回線に負担をかけない連絡が可能です。

一方で、送信できる文字数の上限が、SMS送信サービスによって1通たった70文字の場合があります。 サービスの導入の際、最大文字数を確認しつつ検討をすることで、およそ670文字前後の長文を送信することが可能です。

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会社用の緊急連絡網のテンプレート・例

緊急連絡網は、わかりやすいフロー図としてまとめ、社内で共有する必要があります。 フロー図をイチから作るのは面倒なため、すぐに使える緊急連絡網の雛形を、2種類配布します。

右クリックで画像の保存が可能です。ぜひ役立ててください。

★緊急連絡網テンプレート1 緊急連絡網テンプレート1

★緊急連絡網テンプレート2 緊急連絡網テンプレート2

こちらは、編集して使えるGoogleスプレッドシートです。ぜひ活用してください。

緊急連絡網のテンプレート(Googleスプレッドシート)

会社用の緊急連絡網におすすめのアプリ3選

豊富なオプション機能が魅力|Biz安否確認/一斉通報

「Biz安否確認/一斉通報」は、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している、安否確認サービスです。

一定規模以上の地震が起きた場合、ツールが自動でスマホのアプリに連絡を配信します。 安否回答の集計は、自動で実施。連絡がつかない相手に対して、事前に設定した回数や間隔で再連絡の配信が可能です。 また、社員の家族の安否確認機能や、家族用掲示板機能など豊富なオプション機能も魅力です。

【料金プラン】 月額:10,400円~ 初期費用:200,000円

東日本大震災や熊本地震で活躍|エマージェンシーコール

阪神淡路大震災の経験から開発された「エマージェンシーコール」

東日本大震災や熊本地震が起きた際、安定性の高い稼動を継続して、高い返信率を得た実績があります。

メッセージに対する反応を確認できるまで、最大100回まで自動発信が可能です。 音声ガイダンスのサポートなど、実際の災害を想定したさまざまな工夫が盛り込まれています。

【料金プラン】 月額:40,000円(100人まで) 初期費用:200,000円

シンプルでわかりやすいデザイン性|オクレンジャー

パソコンとスマートフォンの両方で、安否確認をできる、クラウド型の緊急連絡網・安否確認システム「オクレンジャー」

特徴は、使いやすくわかりやすい操作画面です。緊急時でも操作がスムーズにできる、シンプルなデザインが採用されています。 自然災害や気象情報に関する情報の通知や、安否確認メッセージの配信を自動で配信。社員からの回答を自動集計して、表や円グラフで可視化できます。

【料金プラン】 月額:お問合せが必要 初期費用:12,000円~ ※2週間の無料トライアルあり

まとめ

企業向け緊急連絡網の重要性とは?

企業の場合は、地震や台風などの自然災害だけでなく、社内事故オフィス内でのトラブル等でも速やかに周知しなければならないケースがありますので、企業運営の面から考えても、緊急連絡網は必須のアイテムです。

企業が緊急連絡網を導入するのにオススメなツールは?

緊急連絡網におすすめなのが電話番号を宛先とする「SMS(ショートメッセージサービス)」です。なぜなら電話よりも災害時に強く、データ量が軽いため通信回線に負担をかけずに連絡することが可能なためです。また、「特にアプリをダウンロードする必要がない」、「ガラケーでも受信できる」というのもメリットです。


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※1 デロイトトーマツミック経済研究所 ミックITリポート (2022年10月版) より

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※1 デロイトトーマツミック経済研究所 ミックITリポート (2022年10月版) より

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株式会社ファブリカコミュニケーションズ SMSnavi編集部。SMS(ショートメッセージサービス)に関する記事を執筆しています。

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