【回線/ISP事業者編】SMSでのメッセージ送信で、訪問予約・リマインドをスムーズに!

工事日時の連絡などにおいて、「色々な手段で顧客へのリマインドを試みてきたが、訪問すると留守だった」というケースは、相変わらず多いのではないでしょうか。
そんな時に役立つツールとして見直されてきているのがSMSでのメッセージ送信です。最近ではSMS送信サービスを使って、訪問予約の連絡やリマインドを確実に行う企業が増えています。ここでは、SMS送信でどんなお悩みが改善できるか、上手な活用方法について解説します。

予約やリマインドで困っていませんか

予約やリマインドで困っていませんか

顧客との間に訪問予約を取り付けても、当日急に予約をキャンセルされてしまう場合があります。そうなれば訪問の準備は無駄になってしまいますし、突然キャンセルされたことで訪問担当者のスケジュールにも影響してしまいます。
あるいは、契約更新に関する連絡やお知らせのメールを送信しているのに、そのメールをなかなか相手に開封してもらえない場合もあるでしょう。予約システムなどを使用して送られる確認用のメールは、メールアドレスを使うEメールがメインです。届いたメールが「迷惑メール」に分類されてしまうとなかなか気が付かれないこともあり、今やメールの内容を確認してもらえる割合は1割前後になっているという話も聞きます。メールの内容を相手にチェックしてもらえなければ、リマインダーとしての役割を果たすことができません。

そんな時には、SMS送信サービスを使うと解決できる可能性が高まります。
相手が単純に予約を忘れている場合は、事前にSMSのリマインドメールを送れば約束の日時を思い出してもらうことができます。さらに、SMSなら相手の元に届きやすく、SMSの開封率は9割以上と言われています。内容をしっかり確認してもらえるSMSは、予約確認などのリマインドに十分役立つはずです。

SMS送信サービスの便利な機能を使って悩みを解決

SMS送信サービスの機能を上手く活用することで、今まで通知が届きにくかった顧客にも確実に伝えることができます。このサービスは訪問予約の日時を連絡する時や、契約更新の案内をする時などに活用できますが、電話をしてもなかなか繋がりにくい相手には個別送信機能で折り返しの電話を依頼することができます。

また、一斉送信機能を活用すれば送信したい相手へ一斉にメッセージを送れるため、送信作業の手間が省けるでしょう。予約送信機能も備わっていますので、SMSを送りたい日時を予め設定しておくと、あとは自動的に配信作業が完了します。
さらに、SMS送信サービスでは使用頻度の高いメッセージをテンプレートに設定して、同じ文言を簡単に送れる機能があるので非常に便利です。メッセージ内にURLを追加する時もパソコンで入力できるので、URLを組みこむ作業も容易に行えます。送信結果は一覧で確認できますし、送信した中身をCSVファイルにダウンロードして管理できます。

SMSを使う際に注意するポイント

SMSの利用は「特定電子メール法」が規制する対象に含まれるので、販促目的で送る時には受信者から予め承諾を得る必要があります。
また、SMS送信サービスを活用する際に注意すべき点は、1通で送信可能な文字数です。基本仕様が全角で最大70文字という場合も多く、受信者に送信できるメッセージは非常に限定的です。中には70文字以上のメッセージを送信できるサービスも存在しますが、70文字ずつ分けて配信する方式のものがほとんどです。文字数に制約があるため、短くても正確に内容を伝えられる文章を準備しましょう。
メディアSMSの長文化オプションであれば、唯一全キャリアでの長文SMS送信に対応しているため最大660~670文字のSMSを1通で送信することが可能です。(※2018/12/12以前は、SoftBankの上限文字数は335文字となっています)

もう一つ押さえておきたいのは、送信エラーが出た時の対処です。通常、Eメールはパソコンから送信されたメッセージは受け付ないなど、顧客側の都合で設定を行えます。SMSに関しても受信側で稀に受信を拒否する設定になっていたり、電波が悪い環境で送信エラーが起きたりする可能性が否定できません。そのため、SMSが上手く送れない顧客には他の手段でアプローチする対策が必要です。

70文字という文字制限があるため、「SMS送信はリマインドなどの通知には向かないのでは」と思う人もいるかもしれませんが、実際には顧客にメッセージを確実に届ける手段として広まってきています。
伝えたい内容が顧客にしっかり届けば、当日のキャンセルも減らせますし、訪問担当者が無駄足を踏むことも少なくなります。無料トライアルが用意されているケースもあるのでそちらを試すか、資料を請求してみることをおすすめします。