仕事で業務連絡に使用するツールといえばメールや電話がありますが、ちょっとした連絡をしたいときはLINEやSMSなどのメッセージツールが便利ですよね。LINEやSMSをビジネスで利用するイメージはあまり無いかもしれませんが、実はそれぞれ業務連絡で利用するメリットがあります。この記事では、業務連絡の使用ツールとしてSMSをおすすめする理由について説明していきます。
業務連絡にLINE使うメリット
業務連絡に使用されることのあるLINEには、いくつかのメリットが存在します。メリットのひとつとして挙げられるのが、メールより手軽に連絡がとれるという点です。特に業務連絡にメールを使用する場合、「いつもお世話になっております」などのかしこまった文言を付け加えるのが基本的なマナーとなっているので、短い文章を送りづらいと思う方もいるのではないでしょうか。一方でLINEは、短いメッセージのやり取りが基本なので気軽に送りやすいのが特徴です。その上、メールと同じように画像や動画ファイルなども送れます。 また、LINEはグループ機能が備わっているのも特徴のひとつです。案件ごとにグループを作成すれば、メンバーとの進捗状況や完成ファイルの受け渡しもでき、多人数での共有がしやすくなります。また、個人でもグループでも通話を行えるため、違う支店も交えた打ち合わせの際にも役立つのが便利な点です。
業務連絡にLINE使うデメリット
業務連絡の手段としてLINEを使うデメリットは、情報流出の可能性があるという点です。利用しているLINEアカウントが乗っ取られ、業務連絡を覗かれてしまったり、不快なメッセージを取引先や同僚に送信されたりなどの迷惑行為の被害に遭う恐れもあります。
また、手軽なメッセージツールだからこそ起こるデメリットとして、公私混同が起きやすいという点もあげられます。ちょっとした隙間時間に世間話のような連絡を取っていると、業務に関係のないチャット履歴が溜まってしまいます。そうなると、大切なファイルや業務に関する重要な連絡を遡って探す作業が必要になるでしょう。気軽に使えるからと言って、業務に関係のないメッセージのやりとりが多いと、仕事の効率を下げることに繋がってしまいます。
業務連絡にはSMSの利用がおすすめ！その理由は？
昨今、業務連絡で使用する手段としてSMSを検討している企業も増えています。SMSは電話番号だけで連絡できるため、現場作業員などへの連絡時にも便利。その上LINEは乗っ取りなどの被害に遭う危険性もありますが、SMSはアカウントではなく電話番号でやり取りを行います。そのため携帯電話が盗まれない限り、第三者に乗っ取られることはありません。
また、業務連絡の中でも、緊急を要する連絡がしたいときにSMSは役に立ちます。LINEは多くのフィーチャーフォン（ガラケー）で利用できません。一方でSMSは携帯電話に標準機能として備わっているため、所有しているほとんどの人が利用できます。加えて、LINEは未読が溜まっているという人も多いのではないでしょうか。実際に、2019年12月に実施した「コミュニケーションツールに関するアンケート」(※)で、ユーザー向けに各連絡手段に関してのアンケート調査を実施したところ、SMSは通知が来たらすぐ気づくようにしている人が一番多く、その差はLINEを含むSNSの約1.3倍でした。緊急を要する連絡手段にはSMSが適切であることがわかります。
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SMSnavi編集部
株式会社ファブリカコミュニケーションズ SMSnavi編集部。SMS（ショートメッセージサービス）に関する記事を執筆しています。
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