営業先とのアポイントを取るツールといえば、メールやFAX、メッセージアプリなど様々ありますが、SMSを活用する方はまだ多くないでしょう。メールなどで長い文章を書くことが多いためか、短い文章となるSMSは失礼と考える方もいるかもしれません。しかしSMSは、営業のアポイントに適したツールのひとつなのです。ここでは、営業のアポイントにSMSを利用する3つのメリットについて説明していきます。
- Chapter
- メリット①Eメールより手軽
- メリット②すぐに見てもらえる
- メリット③簡潔に伝えられる
メリット①Eメールより手軽
SMSを利用するメリットのひとつは、Eメールより手軽に連絡することができるということです。多くの営業のアポイントではEメールが利用されています。このEメールを送る際に難点なのが、文章構成の様式を気にする必要がある点です。Eメールには書き方に関するマナーが多数存在しています。様式を守ることで営業先に対して失礼な書き方にならないのは事実ですが、文章を書く時間が長くなってしまうため、効率よくアポイントを取るには少し不便です。一方で、SMSの場合は送信可能な文字数が限られているため、Eメールのように冒頭の季節の挨拶などは全て不要です。つまり、失礼にならないよう気を付けてさえいれば、シンプルな文章でも相手側が不快に感じることは少ないのです。
また、Eメールより手軽な点として送信方法も挙げられます。例えば、名刺に記載されているメールアドレスを手打ちで入力する際に、「しきりに確認しながら入力したものの、一文字間違えてしまった」という経験がある方もいるでしょう。メールアドレスはアルファベット・数字・記号が組み合わさった長い文字列であることが多いですが、SMSの場合は電話番号が宛先となるため入力を簡単に行えます。電話番号は数字だけで入力が容易なため、宛先間違いなどによって起こるトラブルを防げるところもメリットです。
注意すべきなのは、用途によってEメールとSMSを使い分ける必要があるということです。例えば、次回のアポイントに関する資料を添付して送りたい場合はEメールを使いましょう。SMSではファイルを送信することができないからです。一方で、アポイントのリマインドや面会後のお礼など、短い要件を伝えたい場合はSMSを利用することで、手軽に連絡をとることができます。
メリット②すぐに見てもらえる
SMSのメリットとして大きいのが、すぐに見てもらやすいというところです。「Eメールもすぐに確認できるだろう」と考える方がいるかもしれませんが、そうとは限りません。確かにEメールが送られてきた際、迅速に対応するビジネスマンは少なくありませんが、ビジネスシーンにおいてEメールの使用率は非常に高くなっています。例えば、営業先が様々な企業と連携している場合、他社からもEメールが数多く送られているでしょう。そのため送ったEメールが他のEメールに埋もれてしまい、アポイントに気づいてもらえないことも。相手がEメールを確認したかどうかは返信が来るまで分かりません。急ぎの要件の場合はすぐに気づいてもらえないと困りますよね。その点、SMSはすぐに気づいて返信してもらえる可能性が高い連絡手段です。実際に2019年12月に実施した「コミュニケーションツールに関するアンケート」（※）では、通知がきたらすぐに気付くようにしている割合はSMSが69%と、他のツールに比べて高いことがわかりました。
SMSは、スマートフォンなどの携帯電話を利用した連絡手段であるということもも、すぐに見てもらえる理由のひとつ。Eメールの管理方法は人によってさまざまですが、パソコンでEメールの管理をしている方が多いのではないでしょうか。パソコンで管理している場合、外出中にEメールの確認をするのは、ノートパソコンであっても難しいもの。そのため、送ったEメールを確認するまで時間がかかる場合があります。
メリット③簡潔に伝えられる
要点を簡潔に伝えるというのは、ビジネスシーンにおいて重視される能力のひとつです。SMSのメリットは、要点をまとめて簡潔に伝えられるという点。SMSは一度のメッセージに入力できる文字数に制限が設けられています。一見するとデメリットのようにも感じられますが、この機能によってダラダラと長い文章が書けなくなるということが、要点を重視した文章構成の手助けになります。EメールはSMSと比べて非常に多くの文字を入力することが可能ですが、ちょっとした内容のアポイントであっても、つい不要な文言まで付け足してしまうことも多いのではないでしょうか。営業先からしても、伝えたい内容に対して余計な文言が多いと、すぐに読む気が無くなってしまうかもしれません。SMSの文字数制限機能は、要点をまとめたものを送信するため読み側にとって読みやすく、書く側は文章力が向上するなど双方にとってメリットがあるものだと言えます。
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SMSnavi編集部
株式会社ファブリカコミュニケーションズ SMSnavi編集部。SMS（ショートメッセージサービス）に関する記事を執筆しています。
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