メールの返信がほしいときや、入金が期限までにできていないときなど、ビジネスにおいて催促メールを送るシーンは多岐に渡ります。催促メールには「相手の不備を指摘する」意味合いが含まれるため、送る側も受け取る側もあまり気持ちの良いものではありません。できるだけ送りたくないと思っている人が多いのではないでしょうか。この記事では、相手が不愉快にならない言葉の選び方や表現方法など、要件を相手へ上手に伝えるテクニックを紹介します。
- Chapter
- 催促メールを送る前に確認すべき3つのこと
- 1. 送信前にメールボックスと銀行口座のチェックを行う
- 2. システム障害が起きていないか確認する
- 3. 認識違いやシステム不良などを考慮した文章になっているか
- 催促メールはいつ送るべき？
- 返信メールを催促する場合は2〜3日ほど様子を見る
- 書類の提出などが遅れている場合
- 入金が確認できない場合
- 催促メールの文面で気をつけるべき5つのポイント
- 状況別！催促メールの例文
- メールの返信を催促する例文
- 見積書など書類の送付を催促する例文
- 出欠確認を催促する例文
- 支払いを催促する例文
- 上司へ催促する例文
- SMSを利用すると開封してもらいやすい
- まとめ
催促メールを送る前に確認すべき3つのこと
1. 送信前にメールボックスと銀行口座のチェックを行う
まず初めに最悪のパターンとして、本当は必要ないのに送ってしまうというケースが挙げられます。催促メールを送る前には、相手からのアクションが無いか必ず確認しておきましょう。
例えば、相手からの返信が大量の受信メールに埋もれていたり、誤って迷惑メールフォルダに振り分けられたりして見落としていないでしょうか。
メールが届いているのに催促してしまうのは、絶対に避けたい事象です。
また、催促メールを送信する前に銀行口座の再確認を行い、入金用の口座が複数ある場合は指定した口座以外も確認するようにしましょう。
2. システム障害が起きていないか確認する
受信箱や送信箱を確認する際には、メールを受信する予定だった日時に他のメールの送受信ができているかどうかもチェックするとよいでしょう。
システム障害が起きていてメールの送受信ができていない場合は、他のメールにも影響しているはずです。
3. 認識違いやシステム不良などを考慮した文章になっているか
銀行のシステムがダウンしていたり、お互いの認識が食い違っているなど行き違いが起きている可能性もあります。相手だけを責める文章ではなく、配慮が伝わるようなメール文となっているか確認してから送信しましょう。
催促メールはいつ送るべき？
返信メールを催促する場合は2〜3日ほど様子を見る
メールの返信が来ないことに対して催促メールを送るときは、自分が相手にメールを送った日時を基準に考えます。
一般的に、メールを受け取ったら24時間以内に返信するのがマナーとされていますが、急ぎの用件で丸1日経っても返信が無かった場合、再送するか相手へ直接電話をかけて確認しても良いでしょう。
あまり急ぎでない場合は、相手の事情を考えて2〜3日ほど様子を見てから催促メールを送付するか否かの判断をするのがベターです。
また、開封確認ができる場合は送信日時よりも開封日時を起点にするとよいでしょう。
書類の提出などが遅れている場合
書類の提出など相手に対応してほしい期日がある場合は、行き違いなどがないことを確認したら、すぐに連絡をする方が良いでしょう。提出日を再設定してメールに記載しておき、相手が対応しやすいように工夫するのもひとつの手段です。
また到着日が決まっている荷物や品物などが届かない場合は、すぐに連絡をしても問題ありません。相手と情報を共有するという意味でも、早めに連絡する方が良いでしょう。
入金が確認できない場合
期日までに入金を確認できない場合、相手先が企業の場合はなるべく早めに連絡しましょう。企業では複数の相手先に対して入金の手続きを行うため、入金を忘れるということは本来ありません。
期日までに入金されていない場合は、請求が抜けているか何らかのトラブルがあった可能性があります。
一方で相手先が個人事業主などの場合は、単純に入金を忘れられている可能性が高いと考えられます。期日から遅れて入金されることもあるため、急ぎでなければ数日待ってから連絡しても良いでしょう。
催促メールの文面で気をつけるべき5つのポイント
メールのやり取りでは意図がきちんと伝わるように言葉を選ばなければなりません。そのためにまず気を付けたいのは、件名に催促しているように思われる言葉は使わないことです。
例えば、「〇〇の件はどうなっていますか？」「至急ご返信ください」などと、そのまま書いてしまうのはよくありません。
催促メールの件名は「〇〇の件についてお伺い」「〇〇についてのご確認」などとし、急ぐ場合は、件名の最初に「再送」「至急」などと入れておくと目につきやすいでしょう。出来るだけ直接的な表現を避け、やわらげた表現で伝えることが大切です。
2つ目は、事実を明確に伝えることです。いつ送ったメールに対しての返信が届いていないのか、いつまでに対応してほしいのかなど、具体的な期日や内容を明確に伝えましょう。
期日を決めた理由があるときは、あわせて伝えると対応しやすくなります。
3つ目はお願いベースの文章を作成することです。おそらく相手に非があると分かっている場合でも、相手を責めているように感じる文面は避け、対応をお願いする気持ちで書くとよいでしょう。
受け取った相手が気持ちよく対応できるようになり、その後のビジネスにも良い影響があるはずです。
4つ目は、行き違いや不具合の可能性を考えることです。
入金についての催促メールを送った場合、同じタイミングで相手が入金作業を行っているかもしれません。また、まだ入金が反映されていないだけで作業は終わっている可能性もあります。
このような「行き違い」や「不具合」を念頭において一文添えておきましょう。
5つ目は、メールへの返信がない場合は最初に送ったメールを転送・引用することです。催促メールを送る人にとっては2通目のメールでも、受け取ったほうは1通目のメールを見ていないかもしれません。メールが埋もれて探し出せない可能性もあります。
相手ができるだけ早く対応できるように、催促メールに1通目のメールを転送する形で引用しておくと親切です。
状況別！催促メールの例文
メールの返信を催促する例文
○月○日に以下のメールをお送りいたしましたが、届いておりますでしょうか。
もし、お手元に届いていない場合は、恐れ入りますが下記をご確認いただき、×月×日×時頃までにご連絡いただけますと幸いです。
ご多用中のところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
このように、メールが届いていない可能性を考慮して書くと、やわらかな表現になり角が立ちません。
見積書など書類の送付を催促する例文
〇月〇日にご依頼いたしました〇〇の見積もり書につきまして、本日×月×日×時の時点で、まだお送りいただいていないようです。
×月〇日の会議において検討予定ですので、×月△日までにご回答いただけますと幸いです。
見積もり書や請求書の送付について催促するときは、期日を明示しましょう。
また、郵送の場合はタイムラグがあるため、行き違いの可能性ついても触れておくとよいでしょう。
出欠確認を催促する例文
先日ご連絡いたしました、〇〇さんの送別会の件でご確認のためメールを差し上げました。
〇月〇日〇時から、〇〇駅商店街内の「焼肉××」で開催予定です。
お忙しいところ恐縮ですが、お店への連絡の関係上、×月×日までに出欠をご連絡ください。
イベントが開催される日時について、最初に送ったメールを転送して引用する形か、再度記載する形で、催促メールに書くようにしましょう。また、なぜその日までに返事がほしいかを書いておくと、期日を守ってもらいやすくなります。
支払いを催促する例文
〇月〇日に〇月の請求書をお送りいたしましたが、本日×月×日×時の時点で入金確認がとれておりません。
恐れ入りますが本件について状況をご確認いただき、△月△日△時までにご入金いただきますよう、よろしくお願いいたします。
本メールと行き違いですでにご入金いただいている場合は、何卒ご容赦ください。
入金についてはタイムラグが発生しやすいため、行き違いについての一文を必ず添えましょう。
上司へ催促する例文
〇月〇日にお送りした、〇〇の企画書の件ですが、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、今週中にお返事いただけると幸いです。
念のため、再度企画書を本メールに添付しております。
ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
忙しい相手から返事をもらいたい場合には、催促メールだけで作業が完結する書き方が重要です。資料の再送や最初に送ったメールの転送を活用しましょう。
SMSを利用すると開封してもらいやすい
メールは手軽に送信でき、様々なシーンで活用されている連絡手段です。しかしメールで届く連絡が多くなったことで、重要な連絡が埋もれて見逃されてしまう可能性も高くなっています。
2019年12月に実施した「コミュニケーションツールに関するアンケート」（※）では、メールの未読数はSMSの約3.3倍という結果になりました。また、メールでは約39%の連絡が読まれることなく消去されています。
連絡内容を確認せず、そのまま捨てられてしまっては送信した意味がありません。督促や手続き期限の案内などでもSMSは活用されており、特に重要な連絡はSMSで送信する企業も増えています。
そのため、催促を重ねても連絡が取れない場合や、電話をかけても出てもらえない時はSMSを活用するのもオススメです。
現在メディアSMSでは、最大2か月100通分のSMSが送信可能な無料トライアル受付中！管理画面にある全ての機能をお試しいただけます。まずはメディアSMSの強み・機能・活用事例をご覧ください。
まとめ
催促メールを書くシーンは、相手からのアクションをすでに十分待っている状態かもしれません。1度の連絡で済むはずだった事柄に対して、再度催促のメールを書かなければならないわけですから、メールを書く人に多少なりとも焦りやいら立ちがあるはずです。
自分にそうした気持ちがあることを認め、その気持ちが文章に出てしまわないように、「自分にも非があるかもしれない」という立場で書くとよいでしょう。
文末に「ご要望やご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお申しつけください」などの一文を添えておくと、文章全体の印象がやわらかなものになります。
相手を気遣ってメールを書くことで、その後も気持ちよく仕事を進めることができるようになります。
SMS送信サービスなら国内シェアNo.1の「メディアSMS」※1
メディアSMSなら、
・660〜670文字の長文SMSが全キャリアに送れる
・安心の国内直接接続で、到達率99.9%※2
・初期費用と月額利用料は0円〜で手軽に始められる
・導入社数5,000社の安心実績※3
メディアSMSの詳しい特長についてはメディアSMSの強み・機能・活用事例をご覧ください。
詳しい資料請求は以下のフォームからお問い合わせください。
※2 受信拒否・圏外・電源オフを除く。4キャリア到達率当社検証試験の結果。
※3 2023年10月末時点（自治体含む）
SMSnavi編集部
株式会社ファブリカコミュニケーションズ SMSnavi編集部。SMS（ショートメッセージサービス）に関する記事を執筆しています。
執筆者について詳しく見る株式会社ファブリカコミュニケーションズ SMSnavi編集部。SMS（ショートメッセージサービス）に関する記事を執筆しています。
執筆者について詳しく見る
