メールが届かない!その理由は?

メールは、簡易的な連絡手段として多くのユーザーが利用しているサービスです。しかし、メールが送受信できないなどのトラブルが起きることは珍しくありません。予定していた時間にメッセージが来なかったり、緊急の連絡が遅れたりすると困りますよね。ここでは、メールが送受信できないというトラブルが起きる理由について、詳しく説明していきます。

Chapter
送信側に問題がある場合
受信側に問題がある場合
迷惑メールとして扱われてしまう場合
迷惑メールに間違われないためにできること

送信側に問題がある場合

メールアドレスが間違っている

送信側に問題があって届かない場合、確認すべきなのがメールを送った宛先です。メールアドレスは分かりやすい文字列のものから、とても複雑な文字列までさまざまな内容のものがあります。そのため、宛先にメールアドレスを入力する際に間違った文字列を入力している可能性が考えられます。相手にメールが届かない場合は、まず宛先のメールアドレスが間違えていないかを確認するようにしましょう。確実に間違えないようにするため、メールアドレスをコピーしてそのまま宛先に貼り付けるのもおすすめです。

添付ファイルの容量が大きすぎる

メールアドレスが間違っていない場合は、送信したメールの添付ファイルなどが影響している可能性があります。送信側がメールを作成する際、基本的にどのようなファイルであってもメールに添付することが可能です。しかし、サーバー上ではデータ通信の負荷を軽減するために容量の大きなメールが送信できないようになっていることも多く、大容量のファイルを添付してメールを送信すると、相手まで届かないことがあります。大容量のファイルを添付する際は、一度zipファイルに圧縮するなどの工夫が必要です。

受信側に問題がある場合

受信ボックスの空き容量が足りない

メールが届かない原因として、受信側のメール受信ボックスがいっぱいになっている可能性も挙げられます。そもそもメールにはそれぞれ容量が存在しており、メールサービスから提供されているメール用ストレージにメールデータが保存されています。撮った写真をそのまま溜めていくと保存容量の空きが無くなるのと同じように、メールも整理していかなければ、いつかは容量がいっぱいになってしまうのです。受信ボックスの容量がいっぱいになると、それ以上メールを保存できなくなるので、送信側はメールを送ったつもりでも、受信側の受信ボックスには表示されないという事態が発生します。特に画像や動画などのファイルが添付されているメールは容量が大きいので、そのようなメールは優先して削除していくようにしましょう。

ドメインの受信拒否設定をしている

また、稀なケースとしてメールアドレスのドメインを受信拒否に設定している可能性もあります。メールアドレスのドメインとは、「@」より後ろの文字列のことです。設定で無効にしている場合はサーバー側でメールが弾かれてしまうため、関連する設定を見直してみると解決するかもしれません。

迷惑メールとして扱われてしまう場合

よくあるケースが、迷惑メールとして扱われてしまっている場合です。多くのメールサービスには迷惑メールによる被害を防止するため、迷惑メールの疑いがある場合はスパムとして振り分ける機能が備わっています。この機能によって相手からのメールが誤ってスパムと判断されてしまうことがあるのです。メールサービスによっては迷惑メール用の受信ボックスが設けられていることもありますが、基本的には迷惑メールだと判断されたメールは受信側に届かないことが多いため注意が必要。メールサービスを利用する上で便利で安全な機能ではあるのですが、予期せぬトラブルの原因にもなり得ます。

迷惑メール扱いになってしまう際の問題点は、送信するメールのどこが迷惑メールとして判断されたのかが詳しくわからないというところです。送信した側に対して、「この部分が迷惑メールと判断されたため、送信されませんでした」のような報告メッセージがあれば良いですが、基本的に一切の通知なく迷惑メール扱いとなってしまうので、解決が難しいトラブルといえます。どうしてもメールが相手に届かない場合は、別の連絡手段を用いてメッセージを送信するのが良いかもしれません。

迷惑メールに間違われないためにできること

記号や煽り文句を多用しない

迷惑メールに間違われないようにする対策のひとつとして、迷惑メールと判断されるような文章にしないということが挙げられます。迷惑メールは、メールの内容が目立つように記号を多用しているのが特徴です。記号で文章を囲んでいたり、飾り罫線などを多用すると、迷惑メールに間違われてしまう可能性が高くなります。また、「無料」「稼げる」といったワードやアダルト関連のワードが文章中にある場合も、迷惑メールだと判断されやすくなります。一般的な文章を書くように意識すれば、迷惑メールに間違われることはないでしょう。

短縮URLの使用を避ける

他にも、URLをメール内に載せる場合には注意が必要です。迷惑メールにはフィッシング用のURLが文中に記載されていることが多いため、怪しいページのURLは張り付けないようにしましょう。また、無料の短縮URL生成サービスを利用するとドメインが変更されてしまう場合もあるため、迷惑メールとして判断される可能性が高まります。よく使用されるような短縮URLを貼るのではなく、独自ドメインのものを使用するのがおすすめです。また、URLが添付されたメールを全て受信しないように設定している場合もあるため、URLを送信する場合は相手へ確認するようにしましょう。

気をつけていてもメールで送受信のトラブルが生じる場合は、SMSの利用もおすすめです。SMSなら電話番号でメッセージを送信できるため、宛先が短く間違える可能性が低いと考えられます。また、一般的にSMSは到達率・開封率が高いと言われています。2019年12月に実施した「コミュニケーションツールに関するアンケート」(※)では、SMSの開封率が約87%という結果が報告されています。確実に送信したい重要な連絡には、SMSの利用も検討してみましょう。

メールでは約4割の連絡が見ずに消されている

※自社調べ(調査方法:インターネットアンケート、対象者:20代から60代以上までの男女492人)。

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