企業向け緊急連絡網の作り方は?連絡手段はメール・SMS・電話、どれが最適?

地震や台風などの自然災害や社内事故などの緊急時、社内へ向けて一斉連絡をする場合に気をつけるべきことが4つあります。また、緊急時でも安心して連絡できる連絡手段を利用することで、事前準備を無駄にせず、落ち着いて安否確認などを行うことが可能です。今回は、緊急連絡網の作成ポイントと連絡手段・方法について解説していきます。

企業向け緊急連絡網作成の重要性

緊急連絡網とは、自然災害や社内にてトラブルなどが発生した際にどのような順番でどこに連絡するのかを定めたものです。一般的に、本部 → 各部署 → 各チーム → 各担当者などへ連絡するようなフロー図と、各所への連絡先が記載されています。
特に日本では、全ての学校において「危機管理マニュアル」の作成が義務付けられています。一部の企業でも既に「危機管理マニュアル」が制定されているところもありますが、マニュアルまでは作成せずとも緊急時の対応を最低限整備したいという企業も多いのが現状です。また企業の場合は、地震や台風などの自然災害だけでなく、社内事故やオフィス内でのトラブル等でも速やかに周知しなければならないケースがあります。企業運営の面から考えても、緊急連絡網は必須のアイテムです。

今から緊急連絡網を作成する方だけでなく、今あるものの内容の刷新・見直しをしていない場合は、この記事を通して最新の体制に整え直しましょう。

連絡網の管理方法や作成時のポイント

まず、連絡網を使うケースを明確化しておきましょう。緊急連絡網を使う条件として社内事故などの内的要因と自然災害などの外的要因が挙げられます。特に外的要因では、「大雨・洪水警報が○時まで解除されなかったら」「国からの緊急事態宣言が発令されたら」など具体的に発令すべきケースを挙げておくことで、有事に迷うことなく対応することができます。

その次に、社員の連絡先をリスト化することが必要です。より迅速に連絡を回したい場合は、住んでいる地域や部署、事業所などでグルーピングするのも良いでしょう。連絡網を使う状況ごとに最適なグループが違う場合もあるため、各状況ごとのグループと連絡の順番をあらかじめ用意しておくことで、焦ることなく確実に対応することができます。
3番目に、緊急連絡時に取りまとめを行う人を決めましょう。緊急連絡網の使用を発令する人、結果を取りまとめる人、最終的な報告を行う人など作業内容を明確化して担当者を決めておくことが重要です。ただし緊急時には不測の事態がつきもの。各担当者と30分以上連絡がつかない場合は代役を立てるなど、様々なケースを想定して備えておくことをおすすめします。

最後に、緊急連絡時の対応フローや連絡網についての周知が必要です。ただ社員へ配布するだけではあまり効果が期待できません。2部ずつ印刷して自宅と会社の両方に保管し、クラウド上にもそのデータを置いておくことで、オンラインとオフラインどちらでも対応できるとより安心です。ただし連絡網には個人情報が記載されているため、取り扱いには注意しましょう。

緊急時に向いていると言えない連絡手段もある

これまでの段落で緊急連絡網の重要性や作成時のポイントを解説しましたが、そもそも緊急連絡手段として適切なものは何が挙げられるのでしょうか?
一般的な緊急連絡時の手段として、社員個人の携帯電話や固定電話、またはメールがよく利用されています。また最近ではSMS(ショートメッセージサービス)を利用する企業も多く見受けられます。自社にとって最適な連絡手段を選ぶためにも各手段のメリットやデメリットを確認しておきましょう。

まず携帯電話や固定電話のメリットとして、連絡に気づいてもらいやすい・相手からの返答がそのまま受け取れる部分があります。その反面、自然災害時に繋がりにくいことがデメリットです。総務省が発表している東日本大震災時の通信状態についての報道資料によると、被災地への音声通話の集中等により通信回線が大変混雑し、平常時の50~60倍以上の通話が一時的に集中したことで非常に繋がりにくい状態であったとされています。他にも、一斉に内容を周知できない・連絡網を用いる場合は届くまでに時間がかかり内容が途中で変わったり欠落したりする可能性がある、ということが挙げられます。

次にメールですが、こちらは簡単に一斉連絡ができることがメリットです。1回で送信できる内容に制限が無く、多くの確認事項を1通で済ますことができます。一方で、社員のメールアドレスを把握していない企業では情報をリスト化する前に調査が必要となります。また、メルマガや緊急ではない各種連絡等も多く届くため、急ぎの連絡でも埋もれてしまい見てもらえない可能性が高い部分もデメリット。内容を確認せずにメールを消す割合も多く、せっかく届いたとしてもあまり意味がありません。また、フリーメールなどから送信する場合は受信拒否設定によって届かないトラブルもあるため、テストして確かめておく必要があります。

連絡内容を確認せずに消す割合

最後にSMSですが、各携帯電話や固定電話の番号を使用してメッセージを送受信できるのが特徴です。SMS送信サービスを利用すれば、PCから一斉送信することもできます。
その上、連絡の中身を確認してもらえる可能性が高いのもメリット。20代から60代以上までの男女492人を対象に実施したコミュニケーションツールに関するアンケートでは、メールは中身を確認せずに消す割合が61%であるのに対し、SMSは13%という結果が報告されています。緊急連絡のような、内容を確実に見て欲しい場面においてSMSは有効な連絡手段だと言えます。

また、電話よりも災害時に強く、データ量が軽いため通信回線に負担をかけずに連絡することが可能です。SMSを導入する企業が増えている理由として、一斉連絡ができる・メッセージの内容を確認してもらえる可能性が高い・災害時に強い、ということが挙げられます。

電話 メール SMS
一斉連絡できる ×
内容を確認してもらえる
災害時に強い ×

一方でSMSのデメリットは送信できる文字数の少なさ。通常70文字しか送信できません。しかし、SMS送信サービスによっては670文字前後の長文を1回で送信することも可能です。70文字以上の安否確認や緊急連絡用の定例文を送る可能性がある場合は、長文SMSを送信できるサービスを選んだ方が運用面において得策と言えます。

一般的なSMSと長文SMSの比較イメージ

緊急時に慌てず対応フローを進めるためには事前準備が必要です。連絡網を作ったまま数年運用していない方は、これを機に現在の運用に合ったフローの修正を行うことをオススメします。また、いざという時に繋がらない事態を避けるために連絡手段を見直したりテスト送信を行うことで、受信拒否をされていないか・連絡先が変更されていないかを定期的に確認しておきましょう。

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